Con una e-mail faccio prima: sicuri?

di Simona Bargiacchi
e-mail

Hai un dubbio? Ti serve un parere, un dato un’informazione?

La scelta “più comoda” è scrivere una e-mail: non dobbiamo “metterci d’accordo” per un appuntamento definendo orario/data/luogo, non dobbiamo attendere la disponibilità del ricevente, possiamo scriverla subito e velocemente.

Il lato oscuro? Quando utilizziamo la e-mail senza troppa consapevolezza, potremmo innescare fraintendimenti, catene di e-mail, richieste di follow up.

E allora cosa fare?

Gestire con consapevolezza i tre tempi delle e-mail efficaci:

  • Il PRIMA: Prima di scrivere una e-mail è utile interrogarsi chiedendosi “è il mezzo di comunicazione più adatto?” questa semplice abitudine può prevenire tanti degli errori che facciamo nell’uso delle e-mail. Dovremmo usare le e-mail solo quando il messaggio da inviare è conciso, semplice e non richiede risposta immediata.
  • Il DURANTE: La scrittura di una e-mail è apparentemente semplice, tanto che spesso lo facciamo mentre siamo al telefono o ad una riunione… Pensiamo però a quante catene di “botta e risposta” possiamo prevenire scrivendole con strategia e consapevolezza. Alcuni suggerimenti?
    1. Scrivi un Oggetto chiaro, conciso, che offre indicazioni sul contenuto e invoglia la lettura
    2. Aggiungi punti elenco per facilitare la lettura e usa la formattazione in maniera consapevole (metti in evidenza con grassetto, sottolineatura e punti esclamativi solo pochi elementi, altrimenti si diluisce l’effetto di enfasi)
    3. Esponi subito nelle prime righe la questione principale (che sia una domanda, una criticità da risolvere, un’opportunità da cogliere)
    4. Se la e-mail contiene una richiesta di “cose da fare”, inserisci tutti i dettagli compresa la deadline, fondamentale per permettere al ricevente di organizzarsi per rispondere nei tempi
    5. Invece di limitarti ad esporre un problema, proponi una soluzione, per il ricevente sarà più semplice darti una risposta se parte da una “base pronta” piuttosto che partire da zero
  • Il DOPO: Rileggi sempre la mail prima di inviarla. Mettiti nei panni del lettore e chiediti
    • “Chi legge ha tutte le informazioni necessarie per rispondere?”
    • “Il tono della e-mail è appropriato o è possibile fraintendere?” Il fatto che manchino tutte le componenti non verbali in un messaggio scritto le rende più a rischio di errata interpretazione.

Quali altri suggerimenti per rendere la nostra comunicazione via e-mail ancora più efficace e sicura?

 

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